先看路后拉车-罗莱商务总监言

     罗莱人有三快：说得快、吃得快、走得快。在公司经常能看到一路小跑的员工。为什么有这么多的快，一个字“忙”。但有时，我们却从这“三快”中看到忙乱多了一分，从容少了一点。
我认为工作要用巧力，要懂得四两拨千斤的道理，不能一听到命令就低头猛跑，方向错了还不知道；自己累得直喘还不解决问题，很多人说：“我没有功劳也有苦劳”这是一种自我开脱，没功劳就别谈什么苦劳。这几个月，我们商务部鼓励员工想办法，如何提高效率、提高工作质量、减少费用，结果想出很多，也总结了几条方法与大家分享，但愿有用，大伙07年工作时也能轻松点。

     建议大家决定大干一场前，不妨先问自己五个问题：
      一、    为什么要做；
     也就是说：可以不做吗？能不做就尽量不做。
     这个“不做”是在不影响结果前提下的简化，绝不是让大家偷懒。
     德国企业有一个要求“文件总结只需要精华，多一个字都不要！”如果看到有人的汇报特别厚，会问：“你有这么多的精华吗，是因为你是天才呢，还是因为你总结能力不够？”一句话就让长篇大论者无地自容。罗莱也有一页纸报告的要求，但仍经常可见超过70页的PPT，十页以上的报告……其实对方也只是在厚厚的报告看几个数据而已。
信息部原来是三个人，后来有一位调到了其他部门，预测经理何广做的不是马上申请加人，而是先简化工作，他先将那些不被关注的报表简化，过时的取消，只保留必需的和重要的，结果到现在也没再增加人手，工作也没有受到影响。

     二、为什么要这样做；
     要勇于挑战老的习惯与做法
     前几个月总有客户投诉，说订单部的传真机经常长时间传不进。我们加到三台还是不能解决，以前的做法就是这样，不够了就加设备，来不及就想到加人。后来订单经理夏晶晶想了一个办法没有再加传真机，彻底的解决了这个难题。她们是这样做的：在三台传真机前加了一个设置，这样不管三个号中的任意一个遇忙就自动分配到其他空闲的传真机上，这样一来几台机器的使用效率大大提升了，问题自然解决了。

     三、为什么不能那样做；
     06年比05年的发货额整整多了1亿8千万，最高单日发货纪录也由400万改写到500万，而物流部没有增加一人就完成了这个挑战，物流与生产一样，每一件出货都必需经手而出，困难可想而知，除了更多的付出之外没有效能的提升是不行的。
     物流仓库的差错率一直令人很头痛，以前想了很多办法仍然不能很好的解决。后来物流部仓管组长郭晓荣给大家提了个醒，他的办法是：先找到容易错和少的品种，找出差错产生的原因，再集中起来专人管理，工作重点找到了效率自然得到提高，目前这个方法正在其他仓库试验与推广中。
物流部有三个仓库，分别存放芯类、套件、小件，这么多年一直是这样布局，也没觉得什么不对，后来分析了出库的构成，发现近一半的出货是促销品，而这三类品种中都有促销品，也就是说每配全一家的促销要货，几乎要跑遍三个仓库，这已影响到整个集团的发货效率。于是马上决定对仓库进行调整，将所有促销品，不分类别集中到一个库里。
有人认为在旺季调仓库是忙上加忙，这么多年了一直这样不也挺好，并不太赞成。物流部经理范萍萍认真分析了这个意见，一改野蛮对调的做法，而是先用一周时间进行过渡。先规划好要调的品种与位置，但没有马上开始搬，而是当客户要货时优先将这些本来要调出的货发出去，新入库的产品则直接入库到要搬迁的仓库中去，这样一来，几天后货自己“流”到了要调的位置，搬运工作量减少了很多，最后再集中对调。回想起来当时发货的压力是很大的，的确有点忙乱，还出了点小差错，但物流的同事们克服困难出色完成了任务——目前促销品的发货速度与准确度已得到明显改善。

       四、还可以怎么做。
        就是别在一棵树上吊死，多想几个办法也许可以事半功倍。
我们现在用的分销系统里有一个关于订单打印的缺陷——以前系统默认的是全页打印，如果订单内容只有一行也会嘎吱吱的打上一整页的空表格，很慢，（因为是要打多联，只能用针式打印机）影响了出单的速度，加了三台打印机仍来不及。以前问过软件公司，如要自动依据实际行数来打印，需修改整个系统架构，工程浩大，要半年。我们没有马上开工，而是反问自己，还可以怎么做。最后在众多方案中选出一个方案，就是在订单上加再一个半页打印的按钮，如果是满页的就按以前的按钮，如果内容少于半页就按这个钮，系统就只打半页，再将现在的几台打印机联网，自动分配工作量，预计只需用几天就能解决原本要半年才能做到的事。

     五、什么时候做
     就是要选择好切入的时机，选好了事半功倍，错过了事倍功半。
     06年初，公司以前用的老分销系统因为种种的原因需要更换，从3月份到12月份短短十个月内，IT组完成了新系统的定制、新旧系统的切换、全国客户推介，并完成了近十场180人次的培训，最终完成了200个客户端的上线。这些工作量在很多企业是由一个十几人的团队，至少两至三年的时间才能完成，而我们的IT组4个人只用十个月便做到了，选择好切入的时机是他们其中的一个秘决。
     第一个时机：系统切换
     新旧切换那一刻具有很大风险。因为我们每天的订单量都很大，稍偏差就会对公司的日常工作与财务数据带来灾难性的损失，按当时行规，保险的做法是两套系统同时运行一周以上，等数据安全，新系统稳定后再切换过来，很多大企业都选择了这种做法。但经过分析，这样做操作人员的工作量会上升一倍，很浪费时间。我们IT主管叶运奎在切换时机上做足了文章，轻松解决了这个问题。我们将这个时机定在了五月一号，由于休假期间，公司业务量骤减，不用担心切换系统带来的损失，因此选择此时切换可以很好地为企业规避风险。决定一经提出，马上组织了精兵强将在五一期间放弃休假，顺利完成了系统切换。而利用长假的这段缓冲期，系统还有效进行了调整与磨合，为日后的应用做了铺垫。
     第二个时机：系统推广
     新的系统最终还是需要让加盟商接受，而如何宣传并说服加盟商上线对于罗莱是一个大难题。最初的计划是在全国做大的巡回推介会，要一个多月不说还要花费巨大的人力物力，就这个时候机遇来了——罗莱的一年一度的订货会就在眼前。
     这是一个加盟商齐聚一堂的盛会，我们借助这个机会进行推广，神州数码也派出专家进行讲解和指导。加盟商看到焕然一新的现场演示：数据及时准确，还可以当场出订单的新系统，马上有了全面的认识。结果当场就有250多名客户报名，表示愿意全力配合安装。就这样，一天便完成全国的推介。
这两个时期的选择让我们避开了风险，提升效率，节约了费用。

     凡事都有可能，凡事都有更好办法，越忙越是要冷静的思考，谋定而后动。大动作前花几个小时的思考，说不定能带来几天甚至几个月的效率的提升。正所谓——磨刀不误砍柴工，拉车跑前先看路！

信息来源:罗莱