高效经理人为何高效？

　　提高会议成效
　　
　　在二战期间和此后的若干年内，美国最抢眼、最强有力，可能也是最高效的非政府管理者并非哪位商界人士，而是罗马天主教纽约大主教区的红衣主教——弗朗西斯。斯佩尔曼（FrancisCardinalSpellman），他曾历任数届美国总统的顾问。斯佩尔曼上任时，纽约教区一贫如洗，大家也了无生气，但到了他把职位移交给继任者的时候，纽约教区已成为美国天主教会教区中的楷模。斯佩尔曼常说，除了睡觉之外，他每天只有两段各25分钟的独处时间：早上起床后在他的私人祈祷室里做弥撒时，以及晚上睡觉前做晚祷时。其余时间他都是在开会，接待一个又一个的天主教组织，从早餐开始直到晚餐才会结束。
　　
　　高级经理人受到的束缚，不会像天主教重要教区的大主教那么多。但对经理人工作日的所有研究都表明，哪怕是级别比较低的经理人和专业人员，每个工作日都有一半以上的时间是和其他人在一起，也就是说在参加某种形式的“会议”——惟一例外的是少数高级研究人员。即使谈话对象只有一个人，也算是开会。所以，要取得高效能，确保会议谈的都是工作，而不是与工作无关的闲话。
　　
　　召开高效会议的关键，是先确定会议属于哪一类型，因为不同类型的会议要求不同形式的准备工作，取得的结果也会不同：
　　
　　声明、公告或者新闻发布会的准备会议。要使这种会议富有成效，所有成员都必须事先准备好草稿。会议结束时，必须有一个事先指定的成员承担发布最终文本的责任。
　　
　　宣布事项的会议——如宣布一项组织变革。会议议题应当仅限于宣布的事项以及对此展开的讨论。
　　
　　听取单个成员报告的会议。除了报告之外，不应该讨论其他事项。
　　
　　听取多个或者所有成员报告的会议。要么不做任何讨论，要么讨论仅限于澄清对方的报告内容。另外一种做法是在每个报告后安排一个简单的讨论，所有成员都可以提问。如果采取这种形式，应该适当提前将报告分发给所有与会者。召开这种会议时，每个报告都应该限制在预定的时间之内，比如15分钟。
　　
　　向会议的召集者汇报的会议。召集会议的这位经理人应该认真倾听并且提出问题，然后做出总结，而不要自己又来演讲一番。
　　
　　仅仅是让与会者同经理人见面的会议。红衣主教斯佩尔曼的早餐和晚餐就属于这种类型。这种会议是居高位者必然要遭的罪，无法让它们变得有建设性。对于高级经理人来说，只要不让它们侵占自己的工作时间，就算是高效的。例如，斯佩尔曼在很大程度上就是高效的，因为他把这些会议限制在早餐和晚餐时间，保证了工作时间免受打扰。
　　
　　提高会议成效需要大量的自我约束，它要求经理人先确定哪种类型的会议是恰当的，确定之后就务必遵循相应的形式。另外，会议在达到了特定的目标之后，就必须立即结束。优秀的经理人不会又提出其他问题供讨论，而是在做完总结陈词之后就宣布休会。
　　
　　良好的跟进措施（follow-up）也与会议本身同样重要。艾尔弗雷德。斯隆（AlfredSloan）是我所了解的最高效的企业经理人，他是一位善于跟进的大师，带领通用汽车（GeneralMotors）从20世纪20年代一路走到50年代。斯隆每周六个工作日的大部分时间花在会议上——每周三天用于召开委员会正式会议，其成员是固定的；另外三天用于召开临时会议，参与者是通用汽车的某位或者若干位经理人。在正式会议开始时，斯隆会宣布会议的目的，然后就一直倾听。他从不做笔记，除了问清费解之处外，他也很少说话。会议即将结束时，他会做一个总结并且感谢与会者，然后就离开会议室。会后，他立即给与会者写一份简短的备忘录。在该备忘录中，他简要总结会上的讨论及其结论，并且清楚地说明会上决定的所有工作任务（包括就该主题再次召开会议或者研究某个事项）。同时，他还会明确指出任务的最后期限，以及由哪个经理人来负责。参加会议的所有人员都会收到这份备忘录。就是通过这些每一个都堪称微型杰作的备忘录，斯隆把自己打造成了一位杰出的高效经理人。
　　
　　以“我们”来思考和说话
　　
　　最后一个做法是：不要以“我”来思考或者说话，而要以“我们”来思考和说话。高效经理人知道自己负有最终责任，这种责任既不可能让他人来分担，也不可能授权给别人。然而，他们之所以拥有职权，完全是因为组织的信任。这意味着，在考虑自己的需要和机会之前，他们必须先考虑组织的需要和机会。这听起来可能很简单，但是务必严格遵守。
　　
　　我们上面已经讨论了高效经理人的八个做法，现在我再加上最后一个锦上添花的做法。这个做法非常重要，以至于我要把它提升到法则（rule）的高度：先倾听，后发言。
　　
　　在性格、优点、弱点、价值观和信念等方面，高效经理人是千差万别的。但是，他们都有一个共同点，那就是他们会完成正确的事情。有些人天生就是高效的，但社会对高效经理人的需求是如此之大，光靠这些难得的天才是远远无法满足的。提高成效是一门学科，就像其他所有学科一样，是能够学会，而必须学会的。